Integritetspolicy

Vilka vi är

Vi är en ideell förening anslutna till förbundet Sveriges Entomologiska Förening.

Vår webbplatsadress är: https://www.efdv.se.

Enligt Dataskyddsförordningen av 25 maj 2018, informerar vi härmed om de personuppgiftsbehandlingar som vi i föreningen gör. Föreningen är personuppgiftsansvarig och styrelsen ansvarar för att föreningen följer lagen.

Medlemsuppgifter

För att kunna administrera våra medlemmar registrerar vi följande uppgifter: Eventuell roll i föreningen, namn, adress, e-post, telefonnummer, kön och vid samtycke av medlemmen entomologiskt intresseområde. Betalningsinformation registreras för att vi ska kunna hålla reda på medlemsavgifterna. I förekommande fall lagrar vi s.k. ostrukturerade personuppgifter i form av bilder. När vi avtalar med andra juridiska personer sparar vi personuppgifter kopplade till avtalen. T ex kontaktuppgifter till ansvariga.

Kommentarer

När besökare lämnar kommentarer på webbplatsen samlar vi in de uppgifter som visas i kommentarsformuläret samt besökarens ip-adress och user agent-sträng som hjälp för detektering av skräpmeddelanden.

En anonymiserad sträng som skapats utifrån din e-postadress (även kallat hash-värde) kan komma att sändas till tjänsten Gravatar för att avgöra om du finns registrerad där. Integritetspolicyn för tjänsten Gravatar finns på https://automattic.com/privacy/. När din kommentar har godkänts kommer din profilbild att visas publikt tillsammans med din kommentar.

Mediafiler

Om du laddar upp bilder till webbplatsen bör du undvika att ladda upp bilder där EXIF-data inkluderar data från GPS-lokalisering. Besökare till webbplatsen kan ladda ned och ta fram alla positioneringsuppgifter från bilder på webbplatsen.

Cookie-filer

Om du lämnar en kommentar på vår webbplats kan du välja att spara ditt namn, din e-postadress och webbplatsadress i cookie-filer. Detta är för din bekvämlighet för att du inte ska behöva fylla i dessa uppgifter igen nästa gång du skriver en kommentar. Dessa cookie-filer gäller i ett år.

Om du besöker vår inloggningssida kommer vi att sätta en tillfällig cookie för att undersöka om din webbläsare accepterar dem. Denna cookie innehåller inga personuppgifter och den försvinner när du stänger din webbläsare.

När du loggar in kommer vi dessutom att skapa flera cookie-filer för att spara information om din inloggning och dina val för utformning av skärmlayouten. Cookie-filer för inloggning gäller i två dagar och cookie-filer för layoutval gäller i ett år. Om du kryssar i ”Kom ihåg mig” kommer din cookie att finnas kvar i två veckor. Om du loggar ut från ditt konto kommer cookie-filerna för inloggning att tas bort.

Om du redigerar eller publicerar en artikel kommer en extra cookie-fil att sparas i din webbläsare. Denna cookie-fil innehåller inga personuppgifter utan anger endast inläggs-ID för den artikel du just redigerade. Den gäller under 1 dygn.

Inbäddad innehåll från andra webbplatser

Artiklar på denna webbplats kan innehålla inbäddat innehåll (exempelvis videoklipp, bilder, artiklar o.s.v.). Inbäddat innehåll från andra webbplatser beter sig precis på samma sätt som om besökaren har besökt den andra webbplatsen.

Dessa webbplatser kan samla in uppgifter om dig, använda cookie-filer, bädda in ytterligare spårning från tredje part och övervaka din interaktion med sagda inbäddade innehåll, inklusive spårning av din interaktion med detta inbäddade innehåll om du har ett konto och är inloggad på webbplatsen i fråga.

Säkerhet

Vi lagrar uppgifterna i Google Drive. Lagringen är behörighetsstyrd så att endast styrelsens funktionärer har åtkomst till den. Papper, som protokoll, lagras i första hand hemma hos sekreteraren. Hemsidan hostas av ett webbhotell. All behörighet att ändra på sidan skyddas av säkra inloggningar och kommunikation med sidan krypteras med ett certifikat.

Hur använder vi uppgifterna?

Först och främst behöver vi dina uppgifter för att administrera ditt medlemskap. Det kan handla om att kommunicera i medlemsfrågor, skicka post (fysisk och digitalt) och debitera dig medlemsavgiften. Bilder kan användas på hemsida, Facebook och i medlemsbladet Innocellia. Innan vi använder bilder där du finns med ber vi dig om skriftligt samtycke på papper eller via e-post. Vi använder kontaktuppgifter till leverantörer och myndigheter för att kommunicera med dessa.

Lämnar vi information till andra?

När man blir medlem i vår förening blir man det också i vårt förbund Sveriges Entomologiska Förening. En gång per år lämnar vi en medlemslista innehållande namn, adress, e-postadress och kön till SEF. En viss del av din medlemsavgift bekostar medlemskapet i SEF.

Kommentarer från besökare kanske kontrolleras via en automatiserad tjänst för detektering av skräppost.

Vilken rättslig grund har vi för att behandla personuppgifterna?

Vi behandlar i första hand uppgifterna enligt Dataskyddsförordningen, artikel 6.1 ”berättigat intresse”. I förekommande fall gör vi det även för att vi har avtal. Vi kan också be om ditt medgivande innan vi publicerar bild, ljud- eller filminspelningar. Utan medgivande gör vi inte det.

Vilka rättigheter har man som medlem?

Som medlem har du rätt att få se vilka uppgifter vi har om dig och att rätta felaktiga uppgifter. Man kan också begära att informationen blir raderad men då kan du inte fortsätta vara medlem i föreningen. Du har dock rätt att slippa information via e-post eller annan kanal.

Hur länge behåller vi uppgifterna?

När du begär utträde ur föreningen tar vi bort personuppgifterna om dig.

Om du skriver en kommentar kommer kommentaren och dess metadata att sparas utan tidsgräns. Anledningen till detta är att vi behöver kunna hitta och godkänna uppföljningskommentarer automatiskt och inte lägga dem i kö för granskning.

För användare som registrerar sig på er webbplats (om sådana finns) sparar vi även de personuppgifter de anger i sin användarprofil. Alla användare kan se, redigera eller radera sina personuppgifter när som helst (med undantaget att de inte kan ändra sitt användarnamn). Även webbplatsens administratörer kan se och redigera denna information.

Vilka rättigheter du har över dina data?

Om du har ett konto eller har skrivit några kommentarer på denna webbplats kan du begära en exportfil med de personuppgifter vi har om dig, inklusive alla uppgifter du har gett oss. Du kan också begära att vi tar bort alla personuppgifter vi har om dig. Detta omfattar inte eventuella uppgifter som vi är tvungna att spara av administrativa, legala eller säkerhetsändamål.

Hur kontaktar man ansvariga för begäran eller med frågor?

Kontakta nån i styrelsen. Se sidan Föreningsinformation.